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想一想您上次做的业务演示文稿。 您是否急于在规定时间内完成演示？ 您是否清楚地传达了您的信息，并且没有逐字逐句的诵读幻灯片？ 您的听众是如坐针毡还是昏昏欲睡？ 在商业世界中，演示文稿是团队沟通最普遍的形式，精心准备的 Microsoft® PowerPoint 演示文稿是成功与否的关键所在。 下面为您提供一些制作演示文稿的小技巧，希望您的演示文稿能够更加出色和切题。 保持演示文稿条理清晰 条理清晰是任何业务项目的关键所在，特别是在制作 PowerPoint 演示文稿时尤为如此。 毕竟，条理清晰能够帮助您保持清晰的思路。 下面是一些制作条理清晰的 PPT 的技巧。 - 在您开始制作 PPT 之前，应该对您的演示文稿进行规划，在草稿纸上勾画出基本结构和要谈论的话题。
- 一旦您组织好了整个流程，就应为您的演示文稿构建一个“框架”，将要讨论的各个话题分为章节，并使用一张简洁且标有正确标题的过渡幻灯片来分隔每个章节。
- 如果幻灯片中含有很多话题或图片，使用总结幻灯片来进行回顾不失为一个好方法，但是总结幻灯片的数量不应过多。 想一想您的演示文稿中有哪些要点是您希望听众对比或得出结论的； 这时使用总结幻灯片，就是一个帮助制定决策的好方法。
制作简洁的幻灯片 在您构建好演示文稿的结构以后，就应开始制作了。 请记住，任何演示文稿的目的都是为您的听众提供信息。 但 PowerPoint 中有一个特别之处，那就是“简即是繁”。 尝试运用这些内容制作技巧，保持您的信息简洁明了。 - 如果可能，不要使用预先构建好的模板。 使用模板会让您感觉到好像需要填满幻灯片中所有规定的空白。 相反，应该考虑每个幻灯片中的重要信息并自始自终关注于这一信息。
- 限制文本的长度。 无需在幻灯片上写下完整的句子或段落。 使用关键短语并关注于使用实意动词和能给人以感染力的词语。 如果您发现自己需要使用粗体、下划线或斜体来突出重点内容，那就说明您纳入的内容太多了。
- 使用的图片或图像数量不宜过多。 在幻灯片中堆积过多的图像会使您的听众感到困惑，他们会关注于辨识您的图像，而不是专心倾听您讲述的内容。
- 限制或根本不使用动画。 当然，动画看上去非常棒，而且可以在一张幻灯片中综合很多信息，但是它们可能会使您的听众关注于屏幕上的动画内容，而不是您讲述的内容。
展示和介绍 既然您已经制作了您的幻灯片，那就回过头来想一想您可以在哪里进一步对您的演示文稿进行“瘦身”。 每一个真正成功的 PowerPoint 演示文稿都会在介绍的内容和展示的内容之间取得平衡。 使用下面的技巧，找到展示内容和介绍内容间的理想组合。 - 假设您在没有任何幻灯片的情况下进行演示。 您会如何调节您的配音来进行补偿呢？ 现在，仅添加能够帮助您突显（而不是重复）您所讲述内容的幻灯片 。
- 请千万不要直接诵读您的幻灯片； 而应该以自己的话语来讲述相关内容。
- 保持幻灯片的简短清晰； 您的听众应该在 3 秒内理解每个幻灯片中的主题。 如果不能，您添加的内容就太多了。
- 通过使用水平滚动条上面的推拉工具来利用每张幻灯片底部的演示者注释（或通过打开“注释页面”视图来访问并调整您的注释）。 这些注释可以帮助您组织思绪，并且可以从演讲者的屏幕上看到，但您的听众是不会在投影仪或其它显示器中看到的。
- 剪辑幻灯片，调整配音。 您无法在演示时删除幻灯片，但您可以在有限的时间范围内扩展或缩短您的对话。
PowerPoint 专业技巧： 掌控隐藏的幻灯片 您的 PowerPoint 中是否包含了过多的信息？ 您可能会冒险删除这些幻灯片，然后永远丢失所有信息。 但是有一种非常聪明的办法，它可以保护您的信息完整无缺，但减少您展示幻灯片的数量。 这种方法就是使用隐藏幻灯片功能，它可以综合信息，并灵活调整您演示文稿的长度。 您可以隐藏次要信息或深层次信息，使它们在您展示的主要幻灯片中并不显示，但如果您需要在演讲时更详细地说明问题，则可以访问这些幻灯片。 当您隐藏一张幻灯片后，即使您在运行演示文稿时在“幻灯片放映”视图中看不到这张幻灯片，但它仍保存在文件中。 您可以为演示文稿中的任何幻灯片打开或关闭“隐藏幻灯片”选项。 以下是具体方法： - 在包含“大纲”和“幻灯片”的窗格中，单击“幻灯片”选项卡。
- 执行以下内容之一：
- 要隐藏一张幻灯片，右键单击您要隐藏的幻灯片，然后单击“隐藏幻灯片”。 随即会在您隐藏幻灯片旁边的幻灯片编号上出现隐藏幻灯片图标。
- 要显示您曾经隐藏的幻灯片，右键单击您要显示的幻灯片，然后再次单击“隐藏幻灯片”，使其再次显示。
快速技巧： 如果您位于“幻灯片放映”视图，并且您希望显示隐藏的幻灯片，您可以右键单击当前的幻灯片，并单击“定位至幻灯片”，然后单击您要显示的幻灯片，使其再次显示在演示文稿中。 PowerPoint 专业技巧： 使用“演示者视图” 有没有想过有一种方法能在您的笔记本电脑上查看演示者注释，而不让您的听众看到？ 是否希望访问其他项目或文档，而不中断您演示文稿的放映？ 有一种非常好的方法能够做到这一点： 演示者视图。 通过“演示者视图”，您可以： - 当您的听众在显示器或投影仪上观看演示文稿放映时，查看您的演示者注释
- 实时更新您的演示文稿或突出显示重要段落
- 在听众不知道的情况下访问其他应用或文档
- 单击所需的幻灯片缩略图，跳到演示文稿中的任何幻灯片
- 通过“幻灯片放映选项”按钮将听众的屏幕变为黑白屏； 当您希望暂停演讲，进行讨论或问答环节时，这一功能非常有用
- 判断演示文稿的长度，以及您已经进行了多少张幻灯片
要打开“演示者视图”，请遵从以下的简单步骤： - 在您的 PC 上装上一台附加显示器或投影仪
- 单击功能区中的“幻灯片放映”选项卡
- 在显示器组中选中“使用演示者视图”复选框
- 单击“演示文稿显示位置:” 点击下拉箭头并选择您希望向听众展示演示文稿的显示器
- 在打开“演示者视图”的情况下，按 F5 开始播放幻灯片。
注释： 如果您的 PC 上没有两台显示器，您就会收到一条弹出的错误消息。 “演示者视图”仅可用于拥有两台或多台显示器的情况。 最后，Microsoft PowerPoint 是一款不可思议且功能强大的沟通工具，但只有在您的演示文稿简洁明了时它才会焕发生机，如果您的演示文稿繁冗拖沓，则会使您陷入困境。 如果要记住一条关键规则，那就是“简即是繁”。 让您的演示文稿保持简单明了，您会惊喜地发现，那些昏昏欲睡的人也都兴致勃勃地欢呼鼓掌。 *所有这些技巧都基于 Microsoft Office PowerPoint 2010 (Windows)，但其他版本也能提供相同或相似的功能。 （只是菜单和性能可能有所差别。） Microsoft 和 PowerPoint 是 Microsoft Corporation 在美国和其它国家/地区的注册商标。 转载地址：http://ngkli.baihongyu.com/